makala administrasi perkantoran

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  LATAR BELAKANG

Administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan administratif yang dilakukan dalam organisasi kantor dengan menggunakan alat-alat atau fasilitas yang ada dalam kantor yang bersangkutan. Administrasi perkantoran merupakan sub sistem dalam organisasi kantor yang berfungsi sebagai pendukung utama upaya pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan dalam bentuk pelayanan ke dalam dan ke luar organisasi.

Administrasi perkantoran berbeda dengan tata-usaha perkantoran. Faktor pembedanya adalah jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat pelaksanaan kegiatan. Tata usaha perkantoran adalah suatu kegiatan yang merupakan bagian dari administrasi perkantoran, yang bergerak di setiap bagian yang paling kecil dari suatu organisasi kantor, dengan sebutan tata-usaha, pada umumnya melibatkan pegawai rendah melalui keterampilannya. 

Fungsi perkantoran secara umum adalah sebagai pusat pemikiran, pusat administrasi (pelayanan) dan pusat data serta informasi. Dengan fungsi demikian itu maka perkantoran berperan besar dalam membantu proses pencapaian tujjuan organisasi. Untuk itu penjelasan di dalam makalah ini akan membantu setiap mahasisa agar dapat memahami materi mengenai administrasi perkantoran.

1.2  RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang di atas dapat disimpulkan bahwa masalah-masalah yang perlu dijelaskan dalam makalah ini adalah :

1.      Apa pengertian administrasi perkantoran?

2.      Apa ruang lingkup dari administrasi perkantoran?

3.      Apa fungsi dari administrasi perkantoran?

BAB II

PEMBAHASAN

2.1  PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Kata "administrasi" berasal dari bahasa Yunani administrare yang berarti pengabdian atau service, pelayanan. Pengertian administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama lain. Pengertian administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. 

Pengertian Administrasi Perkantoran terbagi atas dua yaitu pengertian administrasi perkantoran secara luas dan administrasi perkantoran secara sempit. Pengertian administrasi perkantoran secara luas adalah suatu kerja sama secara sistematis dan teroordinasi menurut pembagian tugas sesuai dengan struktur organisasi dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Sedangkan pengertian administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi.

-Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli

1.    Soewarno Handayaningrat

Mengungkapkan bahwa administrasi adalah kegiatan ketatausahaan yang terdiri dari berbagai kegiatan seperti pembukuan baik penghitungan, pencatatan atau yang lainnya dengan tujuan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan. Sedangkan dala arti yang sempit, menurutnya administrasi merupakan kegiatan catat mencatat atau pembukuan, surat menyurat atau lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan. 

2.      W.H.Evans

Administrasi merupakan fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan segala tahap operasi perusahaan yang berkenaan dengan pengolahan keterangan, komunikasi dan juga ingatan organisasi.

3.      Ulbert

Menurutnya administrasi ini merupakan istilah lain dari tata usaha dimana sebagian penyusunan dan pencatatan data serta informasi secara sistematis baik internal atau eksternal dengan tujuan menyediakan keterangan dan memudahkan dalam memperoleh data baik sebagian maupun secara menyeluruh.

4.        George Terry

Mengemukakan bahwa administrasi merupakan sebuah proses perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakkan kepada orang-orang yang melaksanakannya untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

5.        William Leffingwell dan Edwin Robinson

Administrasi merupakan salah satu cabang ilmu manajemen yang mengenai pelaksanaan pekerjaan kantoran secara efesien, dimana dan kapan pekerjaannya harus dilaksanakan.

6.        Arthur Grager

Administrasi merupakan fungsi dari tata penyelenggaraan pada komunikasi dan pelayanan dalam sebuah organisasi.

7.        Sondang Siagian 

Administrasi ialah keseluruhan rangkaian dari proses kerjasama antara beberapa orang yang didasarkan pada asas rasionalitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

8.        The Liang Gie

Administrasi merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan suatu kelompok berkenaan dengan hubungan kerjasama dalam mencapai tujuan tertentu.

2.2  RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup dari kegiatan kantor dan saranan fasilitas kerja kantoran. Ruang lingkup administrasi perakantoran adalah sebagai berikut :

1.    Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Pada umumnya kegiatan perkantoran terdri dari beberapa kegiatan antara lain sebagai berikut.
a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari :

1). Perencanaan gedung
2). Tata ruang kantor
3). Penerangan/cahaya
4). Ventilasi
5). Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6). Anggaran (budgetting) perkantoran
7). Standar kualitas kerja
8). Sistem informasi dan telekomuniktasi

b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing), adalah pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi meliputi :

·  Pembagian tugas dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan 

·  Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan

·  Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), Pengarahan perkantoran adalah suatu kegaitan yang meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran adalah sebagai berikut. 

·       Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan

·       Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

·       Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan 

·       Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi

·       Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, untuk komunikasi antara atasan dengan bawahan agar sedianya dapat berjalan lancar. 

·       Penggunaan tolak ukur yang benar dan adil dalam pemberian gaji karyawan.

d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling), Pengawasan perkantoran adalah kegiatan yang mematikan bahwa sasaran dan perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Objek pengawasan perkantoran terdiri dari :

·     Penggunaan peralatan dan perabot kantor

·     Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

·     Kualitas pekerjaan kantor 

·     Pelayanan kantor 

·     Waktu

·     Biaya perkantoran

2.              Saranan dan Fasilitas Kerja Kantoran

Dari hasil uraian diatas, kantor merupakan keseluruhan ruang dalam suatu bangunan yang terdapat kegiatan tata usaha atau kegiatan manajemen maupun berbagai tugas lainnya. Perkantoran terikat dengan prasarana seperti :

a. Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang diperhatikan dalam penentuan lokasi kantor adalah sebagai berikut..

·      Keamanan 

·      Lingkungan

·      Harga

b. Gedung

Faktor-faktor yang menjadi perhatian dalam penentuan gedung adalah sebagai berikut.. 

·      Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

·      Gedung memiliki fasilitas yang memadai

·      Harga gedung yang kompetitif seimbang dengan biaya dan keuntungannya. 

c. Peralatan

Peralatan digolongkan kedalam dua kelompok antara lain sebagai berikut..
1). Perabotan kantor (office furniture), misalnya kursi, meja, laci, rak dan sebagainya yang terbuat dari besi, kayu, maupun bahan-bahan lainnya, yang memiliki peranan penting dalam kantor.
2). Perbekalan kantor (office suplies), misalnya kertas, penghapus, pena, tinta printer, dan peralatan habis pakai lainnya.

d. Interior
Interior adalah tatanan perabot atau perangkat yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, misalnya plafon, penerangan, ventilisais, hiasan kantor dan jendela.

e. Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor memiliki rumus perencanaan mesin yang digunakan sesuai dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan interior.

2.3  FUNGSI ADMINISTRASI PERKANTORAN

Administrasi perkantoran umumnya berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional, karena kegiatan-kegiata yang bersifat operasional dilaksanakan oleh kelompok pelaksana. 

Banyak penulis yang kerap mempergunakan fungsi manajemen sebagai fungsi administrasi perkantoran (Mills, 2001:4). Adapun fungsi-fungsi tersebut adalah  sebagai berikut : 

1.    Planning (Perencanaan) 

Perencanaan berarti penentuan sasaran sebagai pedoman kinerja organisasi di masa depan dan penetapan tugas-tugas serta alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran organisasi. (Daft, 2006:8) 

2.    Organizing (Pengorganisasian) 

Pengorganisasian melibatkan penetapan tugas, pengelompokan tugas-tugas kedalam departemen dan alokasi bermacam-macam sumber daya ke dalam berbagai departemen. (Daft, 2006:9)

3.    Leading (Kepemimpinan) 

Kepemimpinan merupakan fungsi manajemen yang melibatkan penggunaan  pengaruh untuk memotivasi karyawan meraih sasaran organisasi. (Daft, 2006:10) 

4.    Controlling (Pengendalian) 

Pengendalian adalah fungsi keempat yang mempunyai arti memantau aktivitas karyawan, menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah pencapaian sasaran, dan membuat koreksi bila diperlukan. (Daft, 2006 :11) 

Lain halnya dengan Quible dalam Sukoco (2006 : 4), yang menulis ada 5 jenis office support functions dalam administrasi perkantoran, fungsi tersebut yaitu : 

1.     Fungsi Rutin 

Yakni fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan, pengggandaan dan lainnya. Biasanya fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan sehari-hari. 

2.        Fungsi teknis 

Yakni fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai, seperti familieritas dengan sofware. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf admnistrasi yang tergabung dalam departemen Teknologi Informasi (TI) suatu organisasi. 

3.        Fungsi Analisis 

Yakni fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan maupun membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang asisten manajer yang bertanggung jawab mensupport keputusan yang akan dibuat oleh atasan. 

4.        Fungsi Interpersonal 

Yakni fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisais sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi. 

5.        Fungsi Manajerial 

Yakni fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian , pengukuran dan pemotivasian seperti pembuatan anggaran, staffing dan mengevaluasi karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi dalam suatu organisasi.

BAB III

PENUTUP

3.1       KESIMPULAN

Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyususn), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik. Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan.

Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan ketatausahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan kemajuan organisasi.

3.2  SARAN

Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting dibagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di bagiannya. Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang positif terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih baik.